Mindenki szeretné, ha minél szélesebb, számára releváns közönséghez jutnának el az őt érintő, számára - s reményei szerint a piaca, partnerei, ügyfelei számára is - fontos hírek, információk. Ennek az egyik alapvető, egyszerű eszköze a sajtóközlemények írása és kiadása. Sokkal többen szeretnék híreiket "közhírré tenni" azonban, mint ahányan igénybe tudnak/akarnak venni egy saját PR szakembert vagy PR ügynökséget. A szakértők munkája nem pótolható, főképp komplexebb megbízások esetében, ugyanakkor nem árt tudni, hogyan kell felépülnie egy tipikus sajtóközleménynek. Ehhez szolgál segítségül az alábbi minta.
Sajtóközlemény
Közlés időzítése
(Ez a fejléc jelzi a fogadó fél számára, hogy milyen céllal landolt a dokumentum a postafiókjában, illetve arra vonatkozóan is információt ad, hogy mikor közölhető a sajtóanyag. Ha nincs megkötés, többnyire az "azonnali közlésre" kifejezéssel jelzik, ha pedig csak egy adott időpont után lehet publikálni, akkor meg kell adni, hogy mely időpontig "embargós" a közlemény.)
Cím
(Érdemes figyelemfelkeltő, "ütős" címet adni, mivel ez az első és talán legfontosabb "érintkezési pont" a közleményt olvasó újságíróval. Amennyiben nem sikerül meggyőzni a címmel, hogy tovább olvassa a közleményt, eleve veszett ügyünk van.)
Lead
(A lead célja, hogy beavassa az olvasót abba, hogy miről szól a sajtóközlemény. Afféle összefoglalója a hírünknek, amely tisztán és tényszerűen kiemeli a legfontosabb pontokat. Itt derül ki, hogy mennyire hírértékű a történetünk, tehát semmiképpen sem érdemes olcsó önreklámnak használni, mert akkor máris a kukában landol a közleményünk.
A lead elejére oda szokás írni a kiadás dátumát és helyét is, pl. "Budapest, 2008. május 5.")
Közlemény szövegteste
(Ha idáig velünk maradt az olvasó, akkor a célunk az, hogy logikus, részletes, figyelemfelkeltő, de nem ömlengő módon magyarázzuk el, mi a reménybeli hírünk lényege. Fontos, hogy ne csupán azt "meséljük el", mennyire büszkék vagyunk, hanem adjunk lényeges és pontos információkat a termékünkről, szolgáltatásunkról, egyéb témánkról.
Jó lezárás lehet valaki olyantól idézni, aki hiteles forrásnak számít a témában. Lehet ez például a cégünk egyik vezetője vagy egy partner. Hitelessé a nyilatkozót pozíciója, felelősségi köre, díjai, tapasztalata teheti - témától függően. Ezeket érdemes lehet - nem erőltetett módon - a szövegbe foglalni.
Szintén érdemes a legutolsó bekezdésben összefoglalni a fentebb kifejtett hír leglényegesebb pontjait, mintegy kapaszkodóképpen.)
Közleményt lezáró jelzés
(Lehet ez folyamatos vonal, "Vége" felirat vagy leggyakrabban a "###" szimbólum. Bármilyen formában is jelenítjük meg, de a célja minden esetben az, hogy jelezze, a közlemény a végére ért.)
Kontakt
(Annak a személynek a nevét, pozícióját és elérhetőségeit (telefonszám, e-mail) is érdemes megadnunk, aki a továbbiakban az érdeklődő újságírók segítségére lehet: nyilatkozhat, vagy összekapcsolhatja őket a témában kompetens, nyilatkozatra jogosult személlyel.)
Háttér információk
(Az információk feldolgozását és kontextusba helyezését segíti, ha rövid, tényszerű leírást adunk cégünkről, az általa előállított/forgalmazott termékekről, szolgáltatásokról, a hozzá tartozó márkákról. Nem kell ennek a leírásnak részletesnek lenni, inkább afféle "személyi igazolványa" a cégnek. Ebben a leírásban megadhatjuk a cégünk webes elérhetőségét is, ha valaki továbbiakat szeretne tudni.)
Az egyes részeket érdemes lehet olyan módon is elválasztani egymástól, hogy azokat más-más betűtípussal szedjük. A címnek betűtípusában és méretében is hangsúlyosnak kell lennie, a közleményt követő segítő információkat (kontakt, háttér) pedig szokás kisebb betűvel szedni. A szövegközi nevek, idézetek kiemelése is jó iránytű lehet a feldolgozáshoz és a figyelem irányításához, ennek módja lehet például a dőlt betűs szedés.
Forrás: marketinginfo.hu
Web: www.lollipopreklam.hu
E-mail: info@lollipopreklam.hu
Blogosságok: www.jolnyomjuk.blog.hu
